Construir un ‘manual de jugadas de tesorería’ puede generar una ventaja competitiva para las empresas

Algunos días, dirigir un negocio puede sentirse como una batalla épica en el campo de fútbol. Tu equipo lucha por cada “yarda” de ganancias, solo para que feroces adversarios recuperen cualquier terreno que hayas ganado.

“Las barreras de entrada más bajas, las tecnologías avanzadas y las regulaciones cambiantes están nivelando el campo de juego para todo tipo de empresas ambiciosas,” dijo Brad Vincent, director ejecutivo de banca especializada en industrias en BOK Financial®. “Si bien la mayoría de los ejecutivos están enfocados en optimizar sus operaciones principales para avanzar, pueden estar pasando por alto algunas ganancias relativamente fáciles en el departamento financiero.”

Las mejoras en los servicios de tesorería podrían ser el “factor X” que necesitan para mejorar la eficiencia, reducir costos y aumentar los rendimientos de inversión, mientras también se protegen contra amenazas que consumen ganancias como el fraude financiero.

A continuación, se presentan varias formas en que un enfoque sólido en los servicios de tesorería podría ayudar a tu empresa a obtener una ventaja competitiva en ambos lados del juego.

Empoderando tu ofensiva
Optimizar las estrategias financieras de tu negocio a través de los servicios de tesorería puede no crear una fuente directa de ingresos, pero puede ayudar a reducir gastos y ponerte en una posición para aprovechar oportunidades de crecimiento. En otras palabras, llamar a las jugadas correctas de tesorería puede ayudar a tu equipo a trabajar de manera más inteligente—no más difícil—para sumar puntos en el marcador. Por ejemplo, una estrategia sólida de servicios de tesorería puede ayudar a optimizar:

• Concentración de efectivo y cuentas de saldo cero: Si tu empresa tiene múltiples cuentas bancarias para diferentes departamentos o divisiones, podrías tener exceso de efectivo inactivo en cada cuenta. Para aprovechar al máximo estos fondos, considera establecer una cuenta de concentración de efectivo con tu banco principal que automáticamente transfiera efectivo de cuentas dispersas a un depósito central. Cada subcuenta queda con un saldo cero al final de cada día.
  
  “La concentración de efectivo es una gran estrategia para ayudar a las empresas a reducir las tarifas bancarias y mejorar la gestión de efectivo,” dijo Kim Gwin, gerente de ventas de tesorería en Bank of Texas. “Al agrupar fondos en una cuenta central, obtienes mayor control para satisfacer necesidades inmediatas del negocio y obtener mayores rendimientos.”
• Automatización e integración de planificación de recursos empresariales (ERP): Cuanto más grande y complejo se vuelve tu negocio, más tiempo se pierde en procesos financieros manuales y errores humanos. Sin embargo, las soluciones de flujo de trabajo automatizadas pueden liberar a tu equipo de tareas repetitivas y acelerar procesos como el procesamiento de pagos, la previsión y las conciliaciones de cuentas. Un proveedor de tesorería con experiencia tecnológica puede ayudar a tu organización financiera a integrar herramientas de automatización con tu sistema ERP existente.

“Las eficiencias obtenidas de la automatización ayudan a las empresas a lograr economías de escala sin agregar personal adicional. Eso se traduce en menores costos y mayor productividad.”

- Kim Gwin, gerente de ventas de tesorería en Bank of Texas

• Tarjetas de crédito corporativas: Para empresas con un equipo de personal de campo viajero, continuar con procedimientos tradicionales de viáticos y reembolsos podría ser un error costoso. Alternativamente, emitir tarjetas corporativas a los empleados puede mejorar el control sobre los gastos y generar ahorros significativos, dijo Gwin.

Fortaleciendo tu defensa
Si bien las estrategias financieras inteligentes pueden ayudar a impulsar tu ofensiva, cualquier ganancia que hayas logrado podría ser eliminada por el fraude financiero. Construir una defensa sólida contra estafas y delitos cibernéticos es esencial para proteger la información confidencial de tu empresa y salvaguardar sus activos.

“Los equipos de finanzas y tesorería pueden desempeñar un papel principal en la prevención del fraude asegurándose de que sus procesos sean lo más herméticos posible,” dijo Gwin.

Un proveedor experimentado de servicios de tesorería puede ayudar a tu organización a diseñar la mejor formación defensiva para mantener a los malos fuera de tu zona de anotación, dijo. Aquí hay varias estrategias a considerar:

• Menos cheques en papel: El fraude con cheques es extremadamente común porque es fácil para los delincuentes interceptar cheques en el correo y cobrarlos o usar la información para crear cheques falsos. La mayoría de las empresas podrían reducir significativamente sus riesgos al alejarse de los cheques en papel y, en su lugar, transferir fondos electrónicamente a través de ACH u otros métodos. Si tu empresa emite cheques en papel, asegúrate también de aprovechar protecciones como Positive Pay, que marca cualquier cheque que no coincida con tu lista aprobada de beneficiarios.


• Entorno de confianza cero: Prioriza educar a todo tu equipo sobre estafas comunes como el phishing y el compromiso por correo electrónico; los programas de capacitación en línea asequibles están fácilmente disponibles.
  
  “Todos los empleados deberían al menos conocer lo básico, como no hacer clic en enlaces desconocidos o dar información confidencial,” dijo Gwin. “Pero las personas con autoridad para realizar transacciones financieras deben estar especialmente atentas a las señales de alerta de fraude financiero y ser capacitadas para autenticar actividades sospechosas.”


• Separación de funciones: Desafortunadamente, el fraude financiero es a menudo un crimen de oportunidad cometido por empleados internos. Puedes eliminar esas oportunidades insistiendo en la separación de funciones, lo que minimiza la tentación al garantizar que ningún proceso financiero pueda ser completamente controlado por una sola persona.

“Con las herramientas, capacitación y políticas adecuadas, el equipo de tesorería puede preocuparse menos por el fraude y enfocarse en una gestión financiera efectiva,” dijo Vincent.