Pesadillas de Administración de 401(k). Y Qué Hacer al Respecto.

El administrador del 401(k) de su empresa tiene un secreto: no está durmiendo bien. Su lista de deberes administrativos se ha convertido en una carga para su carga laboral regular, y constantemente toma decisiones clave y asesora a otros sobre temas que no son su área principal de experiencia. Ellos, junto con usted y su comité del plan, tienen una gran responsabilidad... con la empresa y sus empleados. Estas son las principales preocupaciones que escuchamos de los patrocinadores del plan:

¿Estoy Cumpliendo con Mi Responsabilidad Fiduciaria?

Esa es una gran pregunta, porque es una gran responsabilidad. Según ERISA, un fiduciario debe actuar en el mejor interés de los participantes del plan; actuar con cuidado, habilidad, prudencia y diligencia; evitar transacciones prohibidas y estar libre de conflictos; diversificar las opciones de inversión para minimizar el riesgo de grandes pérdidas; y seguir los documentos e instrumentos que rigen el plan.

Muchas tareas complicadas caen bajo esas responsabilidades. Establecer una Declaración de Política de Inversión. Crear la estructura general de inversión y la cobertura de activos de su línea de fondos. Seleccionar los gerentes adecuados para cada clase de activos. Monitorear y revisar continuamente a esos gerentes para garantizar que cumplan con sus responsabilidades. Estas son solo algunas de las cosas en la lista de "deberes" del patrocinador del plan.

¿Debería Preocuparme por Ser Auditado?

Los empleadores comúnmente gastan dos veces y media más en beneficios de salud que en beneficios de jubilación, por lo que no es sorprendente que el plan de jubilación de su empresa reciba menos atención.¹ Desafortunadamente, eso no es una excusa válida para incumplir responsabilidades fiduciarias, ya sea intencionalmente o no. Y las consecuencias pueden ser severas.

Las personas que sirven en el comité del plan pueden ser personalmente responsables de compensar cualquier pérdida resultante del incumplimiento y de restaurar cualquier ganancia que puedan haber obtenido al usar indebidamente los activos del plan. También puede estar sujeto a otras sanciones que un tribunal pueda imponer, y pueden ser cuantiosas. En 2013, el Departamento de Trabajo de los EE. UU. (DOL) multó a los patrocinadores del plan en el setenta y cinco por ciento de sus auditorías. La multa promedio: $600,000 por plan.²

Otra preocupación: en 2014, el DOL agregó 1,000 oficiales adicionales de cumplimiento para auditorías de cumplimiento de 401(k).³ Y panelistas expertos en una conferencia de junio de 2016 informaron que tanto el DOL como el Servicio de Impuestos Internos (IRS) han anunciado planes para aumentar el número y la frecuencia de auditorías.⁴ Nuevamente.

No Puedo Mantenerme al Día con la Carga de Trabajo.

Gestionar y administrar el plan de jubilación de una empresa es un trabajo de tiempo completo en sí mismo. En el mundo real, sin embargo, generalmente es solo una pequeña parte de la larga lista de deberes de un empleado o comité. Esto puede resultar en un nivel reducido de servicio y apoyo para los empleados con respecto a sus planes de jubilación, así como errores u omisiones al mantenerse al día con las responsabilidades fiduciarias.

La administración adecuada de un plan 401(k) incluye preparar documentos del plan, formularios y enmiendas al plan debido a nuevas regulaciones. Hay una serie de avisos y envíos requeridos que deben ser gestionados y ejecutados, desde avisos fiscales 402(f) hasta SPDs y avisos QDIA y EACA/QACA. Los informes 5500 deben prepararse adecuadamente, los participantes terminados deben ser gestionados, las designaciones de beneficiarios deben establecerse y mantenerse actualizadas, y una amplia variedad de pruebas de cumplimiento (ADP/ACP, límites de adición anual 415, top heavy, cobertura mínima y monitoreo 402(g)) deben ser administradas. A esto se suma la pesada carga de la educación y el apoyo a los empleados, desde presentaciones grupales y reuniones individuales hasta el mantenimiento de recursos en línea e impresos, y la carga de trabajo puede volverse rápidamente abrumadora.

Cómo Dormir Mejor.

Afortunadamente, asociarse con un proveedor de servicio completo que ofrezca soporte administrativo integral, experiencia en consultoría de diseño de planes y que actúe en una capacidad fiduciaria de inversión en nombre de su plan puede ayudar a aliviar algunas de estas preocupaciones y aliviar la carga de trabajo de su administrador del plan y los miembros del comité.

Tenga en cuenta que, si bien un fiduciario general puede asesorar a un patrocinador del plan, solo un fiduciario de inversión puede actuar en decisiones de inversión para el plan y reducir significativamente la carga de trabajo de su administrador. Es importante saber que, si bien el patrocinador del plan puede minimizar su responsabilidad con respecto a la selección de inversiones, no puede eliminar completamente su responsabilidad fiduciaria. Usted será responsable de la cuidadosa selección del gerente de inversiones 3(38) y debe monitorearlo adecuadamente. Dicho esto, sin embargo, el fiduciario de inversiones 3(38) adecuado puede aliviar significativamente su carga.

Como fiduciario de su plan, un proveedor de planes de jubilación aportará experiencia en ERISA, así como en los requisitos y expectativas fiduciarias del DOL. Ayudarán a garantizar que su comité establezca los procesos, procedimientos y documentación adecuados esperados por el DOL y ayudarán a gestionar los procesos de toma de decisiones continuos para garantizar que cumpla con sus responsabilidades fiduciarias. El soporte de auditoría, la comunicación y educación de los empleados, la automatización de una variedad de funciones administrativas, la consultoría de inversiones, el análisis de tarifas y la evaluación comparativa son otros servicios que debe buscar en un fiduciario calificado.

El administrador del 401(k) de su empresa y el comité del plan no tienen por qué perder el sueño por la responsabilidad y la carga de trabajo de gestionar su plan de jubilación. El proveedor de planes de jubilación adecuado puede simplificar su carga de trabajo mientras garantiza que se cumplan las responsabilidades y expectativas de ERISA y DOL. Al final, obtendrá tranquilidad y un mejor plan de jubilación para sus empleados.